Todos hemos escuchado alguna vez que lo único permanente en la vida es el cambio.
No obstante, me atrevería a decir que los hechos recientes nos han permitido vivir esta afirmación como nunca antes. En poco tiempo y sin elegirlo, tuvimos que acostumbrarnos a hacer las compras a través de apps o páginas web, ejercitarnos en casa, celebrar a través de una video llamada, usar mascarillas y hasta a tomar distancia de nuestros seres queridos.
De igual forma, hemos sido testigos de cómo la pandemia y sus repercusiones económicas y sociales han impactado el mundo del trabajo y los negocios, sumiéndonos en un ambiente cada vez más volátil e incierto.
Es por esto que, hacernos cargo de gestionar el cambio es un imperativo, si queremos permanecer y avanzar. Sin embargo; dadas las condiciones actuales, y desde la consciencia de que las herramientas de análisis y planificación que usábamos en el pasado, hoy ya no son suficientes, es importante abordarlo de una forma diferente: desde una perspectiva de AGILIDAD.
Un estudio reciente de Gartner® (Top 5 Priorities for HR Leaders, 2021) evidencia que la gestión del cambio es la segunda prioridad para las áreas de Recursos Humanos durante este 2021, dado que las formas de trabajo centradas durante años en la eficiencia han dejado a muchas organizaciones con estructuras rígidas, flujos de trabajo, diseño de funciones y redes que no satisfacen las necesidades actuales o no se adaptan a las condiciones cambiantes.
Debido a que los marcos de trabajo ágiles surgen en contextos complejos y de incertidumbre, con foco en una adaptación rápida y efectiva, aplicarlos a los procesos de evolución cultural nos permitirá responder de manera más eficaz, innovadora y oportuna a los retos que hoy enfrentamos.
¿Por qué una gestión ágil del cambio?
Es importante anotar que el modelo tradicional de gestión del cambio continúa ofreciendo ventajas en razón del tipo de compañía y de transformación que requiera implementarse, sin embargo, la implementación de un modelo de cambio Ágil ofrece la posibilidad de optimizar tiempos y recursos, generando impactos de forma gradual e incremental, poniendo en todo momento a las personas en el centro. Para entenderlo mejor veamos las diferencias.
Un enfoque tradicional está basado en un plan, diseñado para ejecutarse y cerrarse una vez se hayan llevado a cabo las actividades definidas. Este plan es creado por el equipo designado para la transformación y en general no es adaptable, pues prima el sentido de urgencia en su cumplimiento.
Por su parte, el modelo de gestión ágil del cambio está basado en la retroalimentación constante. La estrategia de cambio es co-creada entre el equipo del proyecto y los principales actores del mismo (sponsor, stakeholders, colaboradores, etc.). Su foco está en las personas y la planificación es continua y adaptable según se va ejecutando, pues este enfoque está guiado por una causa y un propósito.
Tener claridad sobre asuntos como el tamaño, la duración y la complejidad del proyecto nos permitirá determinar el modelo más adecuado a utilizar. Es así como un proyecto con un alcance, tiempo y presupuesto fijos, más pequeños, bien definidos y simples pueden funcionar si los gestionamos con un modelo tradicional.
Proyectos grandes, con mayores posibilidades de que sus requisitos se modifiquen, indefinidos, complejos y que involucran directamente al cliente, son más sensibles a una implementación bajo el modelo Agile.
¿Ser Ágiles o Hacer las cosas Ágiles?
Para empezar a sumergirnos en el mundo de la agilidad es importante tener claro que no es suficiente con empezar a implementar actividades de algunos marcos de trabajo, la clave radica en SER ágiles antes que actuar de forma ágil.
Para iniciar este viaje es importante trabajar sobre la mentalidad, los principios y valores de las personas, lo cual impactará y fortalecerá la cultura de la organización. Como lo mencionamos en nuestro artículo: La agilidad es un viaje, no un destino , el camino hacia la agilidad significa transformar lo que hacemos, cómo la hacemos, pero más importante, cómo pensamos acerca de lo que hacemos.
Las culturas ágiles promueven una forma de pensar basada en:
- Adaptabilidad y flexibilidad
- Mentalidad de crecimiento, marcada por el deseo de aprender de manera constante
- Experimentación
- Resiliencia
- Curiosidad
- Colaboración
- Empoderamiento
- Vulnerabilidad
Así mismo, impulsan comportamientos que permitan vivir principios y valores como:
- Co-creación
- Foco en las personas
- Aprendizaje y Mejora Continua
- Confianza
- Retroalimentación
- Adaptación
- Transparencia
Una vez logremos sintonizar a nuestros equipos con esta forma de pensar y actuar, podremos empezar a materializar transformaciones de forma ágil.
10 Elementos clave para hacer realidad una Gestión Ágil del Cambio
- Los sponsors deben comprender y adoptar la mentalidad ágil. La participación del patrocinador debe ser activa y visible.
- Los colaboradores deben estar involucrados y sentir que co-crean, lo cual los llevará a comprometerse más, pero de una forma más genuina.
- Los recursos deben estar listos para pivotar en razón de las necesidades y el impacto en los colaboradores.
- Es necesario comunicar con precisión y con una mayor frecuencia en alineación con el proceso ágil, evitando sobrecargar.
- Para manejar posibles resistencias se hace fundamental una mayor comunicación con énfasis en el "por qué" y la visión del cambio. Actuar de manera proactiva y manteniendo un acompañamiento cercano y visible.
- Los gerentes deben estar habilitados y contar con herramientas ágiles de comunicación y manejo de resistencias, así como actuar como los principales agentes de cambio.
- El enfoque de gestión del cambio debe alinearse con las fases del proceso ágil y debe ser selectivo con respecto a qué actividades generan valor y cuáles no.
- Se debe contar con un equipo de gestión del cambio enfocado al proyecto de cambio, con las habilidades y competencias clave para guiar a la organización hacia un proceso exitoso.
- La Formación debe ser enfocada, concisa y entregada con mayor frecuencia, orientada al desarrollo de nuevas habilidades.
- Se requiere un refuerzo temprano y frecuente, siguiendo un enfoque iterativo, con énfasis en los objetivos y el progreso.
En Talentlab nos inspira poder acompañar a las personas y a sus organizaciones a transitar de manera consciente y exitosa por sus procesos de transformación. Si quieres saber cómo hacerlo bajo un modelo de Agile Change Management ¡contáctanos!
