Una de las situaciones más retadoras que viven las organizaciones es enfrentarse a la necesidad de una reestructura. En algunas ocasiones es una decisión de negocio necesaria para reducir costos o una consecuencia de cambios en procesos o implementación de nuevas tecnologías, que hacen necesario repensar la forma como está estructurada la organización, para lograr mayor optimización. Si tu organización se ve en la necesidad de reestructurarse, ¡te damos algunos tips para que sepas cómo gestionarla exitosamente!
Una reestructuración ayuda a las organizaciones a ser más eficientes, mediante la localización y modificación de estructuras poco funcionales, tareas innecesarias, y escasa relación entre la estrategia y el diseño de la estructura.
La reestructuración es una forma de gestión del cambio
No hace falta decir que reorganizar una organización, área o departamento es un proceso difícil y complejo. Implica un análisis profundo sobre lo que funciona, lo que no funciona y lo que necesita funcionar mejor. Además, la reestructuración de un negocio exige una exhaustiva evaluación desde una variedad de perspectivas como lo son las personas, procesos, estructura, tecnología y cultura. Se ha demostrado que el rendimiento se optimiza cuando estos cinco factores se alinean adecuadamente para respaldar los objetivos y prioridades de la organización.
Identificar cuáles son los cambios es sólo una parte del proceso. Muchas veces, el desafío más grande para los líderes es en realidad contar con un plan detallado de implementación del cambio, así como gestionar una comunicación efectiva para transmitir la nueva visión y las razones por las cuales la nueva estructura es necesaria. Los líderes deben recordar que cambiar una organización es cómo subirse a una montaña rusa: las personas que están al frente pueden ver lo que viene. Sin embargo, las personas en la parte posterior normalmente experimentarán un cambio más repentino con poca visibilidad y menos información para prepararse. Por esto, la forma en que la organización viva el proceso de reestructura es tan importante como los cambios en sí mismos.
5 Tips que te ayudarán a implementar de manera efectiva una reestructura organizacional
1.- Comprendiendo las necesidades
Lo primero que tenemos que hacer es identificar si la organización tiene una necesidad real para una rediseñar su estructura. Ahora, para que el proceso de reestructura sea efectivo se necesita tener una visión clara respecto a lo que se quiere lograr y cuáles son las modificaciones necesarias para conseguirlo. De esta manera la nueva estructura estará alineada a la estrategia organizacional, lo que se verá reflejado en la correcta definición de las responsabilidades y roles de los líderes y sus equipos de trabajo.
2.- Rediseñando la estructura para el éxito
Ya que tenemos claro cuáles son los retos y el estado futuro a dónde se quiere llevar a la organización, podemos comenzar a rediseñar la estructura que va a soportar la nueva estrategia de negocio. Para poder hacer esto nos ayudaría responder lo siguiente:
- ¿Cuál es el estado actual de la organización?
- ¿A dónde queremos llevarla?
- ¿Cuál es la estructura que nos va a permitir llegar ahí?
La reestructuración de la organización se presenta como una excelente oportunidad para mejorar todos los procesos, como: simplificación de tareas, automatización, evaluación y desarrollo del talento, entre otras modificaciones que impactan en beneficio de los costos y la productividad. Hay muchas formas de crear una estructura organizacional, puedes definir una estructura basada en equipos funcionales, regionales, equipos organizados por tipo de productos o categorías, por procesos, etc. Todas estas opciones pueden funcionar, la clave es identificar claramente los puntos de dolor y enfocar los esfuerzos para abordarlos, manteniendo una línea directa con la estrategia del negocio y capitalizando las fortalezas de la organización.
3.- Comunicando de manera oportuna y transparente
La comunicación es una de las piezas más importantes en un proceso de reestructuración y cambio organizacional. El cambio no es fácil y puede generar miedo e incertidumbre. Cuando llegue el momento de anunciar los cambios, debemos ser abiertos y transparentes. Te recomendamos:
- Planificar la comunicación en todos los pasos de la reorganización. Dejar muy claro qué sucederá, por qué, cuándo y a quién afectará. Trabajar en que las personas se motiven y comprometan sólo después de que esté clara la razón del cambio y lo que se espera de cada persona. Si lo intentas antes, no escucharán, o crearás confusión y resistencia.
- Comunicación centrada en las personas. Enfocar las comunicaciones en temas que son importantes para la gente, no sólo para la organización.
- Cercanía y presencia. Asegurarse de que exista comunicación en persona, no sólo a través de medios electrónicos.
- Foros con líderes. Garantizar que existan foros en donde los líderes estén cerca de la gente y puedan responder a preguntas de los colaboradores, así como reforzar mensajes clave sobre el cambio.
- Comunicación bidireccional. Debemos abrir espacios de comunicación para obtener retroalimentación continua sobre la forma en que estamos gestionando el cambio y así lograr un proceso cíclico de mejora continua.
4.- Alineando la infraestructura
Un error común en los procesos de reestructura, es enfocarnos solamente en cómo se ve nuestra nueva organización y olvidarnos del cómo funciona. Durante el proceso de implementación de una nueva estructura organizacional es fundamental alinear los procesos, sistemas, capabilities y comportamientos esperados para que nuestro nuevo diseño funcione, logrando que se vea reflejado en el desempeño y la productividad.
Habilitar a tu organización para asumir nuevos roles, responsabilidades, procesos y formas de trabajo será clave para lograr un cambio exitoso, y para mantener el compromiso y motivación de los colaboradores.
Las sesiones re-energizantes son muy funcionales para manejar las emociones e incertidumbre a las que se enfrenta la organización durante el proceso. Resulta beneficioso contar con un coach dentro de la organización, para que pueda ayudar a manejar las emociones complicadas de todos los colaboradores que son impactados con la reestructura.
5.- Midiendo y aprendiendo sobre la marcha
Una vez implementada la nueva organización, es importante ser realistas y saber que no funcionará a la perfección desde el inicio. Pero aún más importante es saber reaccionar de forma efectiva y trabajar en planes de ajuste y corrección de manera ágil, considerando las premisas y estrategia original. Para esto, debemos impulsar espacios de retroalimentación y participación a través de los cuales se puedan identificar problemas y atacarlos lo antes posible.
Para poder medir el éxito de nuestra implementación, necesitamos contar con indicadores de negocio y de recursos humanos que nos ayuden a establecer planes de acción concretos. Algunos indicadores pueden ser los índices de compromiso y efectividad organizacional en las encuestas de clima laboral, otra forma de medir es con datos acerca de la pérdida de talento o niveles de rotación. Por último, los indicadores de productividad serán un elemento clave para medir el progreso.
En TalentLab® creemos en la eficacia de los procesos de Gestión del Cambio durante las reestructuras organizacionales, acércate a nosotros y conoce cómo podemos ayudarte a garantizar la efectividad de tus proyectos de reestructuración.
