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¿La complejidad es inherentemente perjudicial? La respuesta es no. De hecho, hay aspectos de la vida organizacional que naturalmente requieren cierto nivel de complejidad para funcionar eficientemente, y el crecimiento del negocio conlleva un incremento natural en los niveles de complejidad, que no es malo en sí mismo. El problema, como en todo, son los extremos y la solución está en el balance.
En este caso, el equilibrio parece esconderse en la capacidad de las organizaciones para enfocarse en la entrega de valor para sus stakeholders: Si la complejidad de un proceso es relevante para ese fin y habilitará a la empresa a alcanzar sus resultados, entonces es útil. Si los incontables e intrincados pasos de un proceso no agregan valor o cumplen una función ornamental, probablemente estemos frente a un nivel de complejidad excesiva e innecesaria que se está convirtiendo en un obstáculo.
La complejidad como obstáculo
En un entorno empresarial caracterizado por la volatilidad, la incertidumbre, la inestabilidad y la ambigüedad, la complejidad excesiva en los procesos, estructuras y sistemas organizacionales puede obstaculizar la capacidad de una empresa para responder con agilidad a las demandas cambiantes del mercado y a las necesidades de los clientes en constante evolución.
En una encuesta realizada por Harvard Business Review, el 86% de los encuestados informaron que la toma de decisiones y los procesos comerciales se habían vuelto tan complejos en sus empresas que inhibían su capacidad para crecer.
Si esa información la cruzamos con un reporte de McKinsey en el que se muestra que para los gerentes de una empresa promedio de Fortune 500, el 37% de su tiempo está dedicado a la toma de decisiones, que más de la mitad de este tiempo es empleado de manera ineficaz y representa aproximadamente 250 millones de dólares en costos laborales desperdiciados por año, podemos ver el impacto que la complejidad fuera de control puede tener.
La tendencia hacia una complejidad innecesaria puede ser impulsada por diversos factores organizacionales, como el exceso de procedimientos, reglas y jerarquías que obstaculizan la eficiencia y la agilidad organizacional o la falta de claridad en los objetivos; pero también existen factores de índole más personal como una percepción errónea del valor, importancia o buen desempeño asociada a la complejidad, la resistencia al cambio o la necesidad de control. Es crucial reconocer que la complejidad innecesaria no solo ralentiza el progreso, sino que también puede socavar la capacidad de una organización o persona para innovar y competir en un mercado cada vez más dinámico.
La simplicidad como catalizador del éxito
En un mundo donde la complejidad parece ser la norma, la simplicidad emerge como un pilar fundamental para construir organizaciones ágiles capaces de adaptarse rápidamente a un entorno en constante cambio. La importancia de la simplicidad en el trabajo no puede subestimarse, ya que permite a las empresas centrarse en lo verdaderamente relevante para entregar valor a los usuarios de manera eficiente y efectiva.
La simplicidad en el trabajo promueve la agilidad organizacional al reducir la fricción y simplificar los procesos. Cuando las empresas se enfocan en lo esencial y eliminan el exceso de complicaciones, pueden tomar decisiones más rápidas, responder más ágilmente a los cambios del mercado y ofrecer productos y servicios que resuelvan las necesidades reales de los usuarios.
Un ejemplo de aplicación de la simplicidad es el enfoque de diseño centrado en el usuario, donde se prioriza la experiencia de la persona y se eliminan los elementos superfluos para crear productos y servicios intuitivos y fáciles de usar.
En un estudio realizado por McKinsey, se encontró que las empresas que reportan bajos niveles de complejidad (aquellas en las que es “fácil hacer las cosas”) tuvieron los niveles más altos de rendimiento.
Además, un estudio realizado por Siegel & Gale mostró que un 57% de los trabajadores de empresas con entornos simples afirmó que les resulta fácil poder innovar en comparación con solo un 2% de aquellos dentro de entornos laborales complejos, y un 65% recomendaron a su organización como un lugar bueno para trabajar en comparación con un 11% de aquellos dentro de entornos complejos.
Aunque la complejidad tiene su lugar en ciertos contextos, la verdadera simplicidad radica en la capacidad de enfocarse en lo relevante para entregar valor, convirtiéndose en una ventaja competitiva significativa que permite a las organizaciones adaptarse rápidamente y prosperar en entornos empresariales dinámicos y complejos. ¿Cómo llevarlo a la práctica?
5 Pasos para construir entornos más simples:
- Establecer metas claras y alcanzables: Define metas claras y alcanzables para el equipo y comunica claramente las expectativas. Esto ayuda a mantener el enfoque en lo esencial y a evitar la distracción en actividades no productivas.
- Identificar lo esencial: Enfócate en identificar las actividades, procesos y características que son esenciales para entregar valor y aquellos que son redundantes o innecesariamente complejos. Simplifica aquellos que agregan poco valor y consumen muchos recursos. Valida si aquellos procesos heredados siguen teniendo vigencia para la realidad actual.
- Claridad en la comunicación: Utiliza un lenguaje claro y directo en la comunicación interna y externa para evitar malentendidos y confusiones. Una comunicación transparente promueve la colaboración y minimiza la confusión.
- Eliminación de obstáculos: Identifica y elimina los obstáculos que impiden la eficiencia y la colaboración en el equipo. Esto podría incluir reducir la dependencia de la aprobación de múltiples niveles jerárquicos y empoderar a los miembros del equipo para tomar decisiones.
- Automatización de tareas repetitivas: Identifica las tareas rutinarias y repetitivas que consumen tiempo y recursos y busca formas de automatizarlas. La tecnología puede ser una aliada poderosa en este sentido, permitiendo a los equipos eliminar el trabajo manual y enfocarse en actividades de mayor valor agregado.
En definitiva, la simplicidad no es una renuncia a la calidad, sino una estrategia consciente para potenciar el valor y la competitividad en un entorno dinámico.
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