La capacidad para transformarse es un factor de éxito en las organizaciones, sobre todo en el contexto globalizado actual. ¿Qué lo hace tan importante? ¡La innovación! Ya que al renovarse se generan mayores oportunidades de brindar mejores servicios y productos. Pero el éxito no se da sólo por realizar un par de cambios oportunos que eran evidentes en el momento, ¡va más allá! Se necesitan ejecutar cambios profundos y efectivos que impacten positivamente en toda la organización. Sabemos que no es fácil, por eso a continuación te platicamos nuestra metodología de cambio que garantiza transiciones exitosas y duraderas.
Se requiere que en la cultura organizacional se trascienda el concepto de adaptación hasta llegar a la idea de transformación.
En TalentLab® hemos creado un modelo de cambio que ofrece beneficios y resultados exitosos. Dicho modelo se estructura en dos pilares: el cambio individual (EDAR®) y el cambio organizacional conocido como Modelo Ágil de Adopción del Cambio. Ambos pilares acompañan la estrategia de cambio. A continuación vamos a conocer cómo el Modelo Ágil de Adopción del Cambio permite diseñar una estrategia de cambio que acompaña las diferentes etapas, logrando una administración exitosa del mismo.
¿Qué es el modelo Modelo Ágil de Adopción del Cambio?
Nuestro modelo provee estructura y proporciona las herramientas para los diferentes pasos del proceso de administración del cambio. Nuestro Modelo de Adopción Acelerada al Cambio se divide en 3 fases, de las cuales vamos a platicar más adelante:
- Definir el cambio: comprende la planeación del cambio y la formación del equipo.
- Ejecutar el cambio: abarca la sensibilización, comunicación, capacitación y definición de la estructura.
- Reforzar el cambio: manejo de resistencias y medición del progreso.
Definiendo el cambio
La definición del cambio es un tema central. Es muy importante que se le dedique el tiempo, para lograr una administración exitosa. Durante la fase de definición se desarrollan dos pasos: la planeación y la formación del equipo de administración del cambio.
En el período de planeación nos encargaremos de:
- Plasmar la necesidad del cambio: la clave para generar la necesidad del cambio es crear un sentido de urgencia y compromiso alrededor del mismo.
- Definir el estado actual: ya que hemos reconocido la necesidad de cambio, necesitamos contar con toda la información sobre la situación presente antes de dar inicio al proceso.
- Generar la visión que se tiene del cambio: aquí es importante definir claramente los resultados que se espera obtener.
Establecer la necesidad para el cambio es esencial para ganar la cooperación y el apoyo de todos los colaboradores, pues ayuda a crear la inspiración para desear el cambio.
En la etapa de formación del equipo es indispensable:
- Elección de los miembro del equipo: es importante contar con un equipo que apoye el diseño e implementación de la estrategia de gestión de cambio. Este equipo puede estar conformado por colaboradores internos con la experiencia y formación en procesos de administración del cambio, un equipo de consultores externos especialistas en el tema o la combinación entre equipo interno de la organización y consultores externos. La organización y la estructura del equipo dependerá de la dimensión del cambio que se quiere implementar, del tiempo disponible y del presupuesto con el que cuenta el proyecto.
- Valoración de las competencias: para tener la seguridad que tenemos a las personas con las capacidades y conocimientos para gestionar el cambio, es importante diagnosticar el nivel de experiencia y competencias de los miembros del equipo, para poder establecer un plan de capacitación de acuerdo a sus necesidades.
- Preparación del equipo: el equipo de administración del cambio debe tener claridad de las razones que la organización tiene para realizar el cambio y la visión del futuro que se proyecta. De forma los conocimientos y habilidades para diseñar y liderar una estrategia de administración del cambio.
- Plan de roles y responsabilidades: es necesario identificar los roles y las responsabilidades del equipo de administración del cambio y de todas las personas que estarán impactadas por el mismo. Todo cambio tiene Stakeholders y colaboradores impactados. De igual forma siempre debe existir un Sponsor y Agentes de Cambio. La correcta identificación de estos al inicio de un proyecto, permite que el plan de roles y responsabilidades, genere los resultados esperados.
Durante la primera fase de la estrategia es muy importante identificar las características del grupo que será impactado por el cambio, esto nos ayudará a ejecutar exitosamente la estrategia que trazamos.
Ejecutar el cambio
Cuando ya hemos terminando la planeación y hemos formado el equipo de administración del cambio, ¡ya podemos empezar con la ejecución! En esta fase profundizaremos en las estrategias de sensibilización, comunicación, capacitación y definición de estructura.
En la etapa de sensibilización nos vamos a enfocar en:
- Crear un plan de sensibilización: este plan estará enfocado en ganarnos la confianza y el compromiso de los colaboradores, para lo cual necesitamos transmitir la razón del cambio.
- Estructurar reuniones de sensibilización: necesitamos sesiones en las que podamos difundir la visión que se tiene del futuro de la organización y la razón que ha llevado a este momento de transición.
La sensibilización es clave para el éxito del cambio: al explicar la razón y la necesidad de cambiar, obtenemos compromiso y participación activa de todos los colaboradores.
En la etapa de comunicación es importante:
- Desarrollar un plan de comunicación: todo proceso de cambio debe estar acompañado de un robusto plan de comunicación, que acompañe todo el proceso. Para que un plan de comunicación sea efectivo es necesario: identificar claramente el público al cual va dirigido, los mensajes claves a trasmitir, los canales de comunicación y emisores que tendrán mayor impacto.
Gracias a este paso las personas podrán identificar qué está pasando, cómo y por qué.
La comunicación es un componente crítico de la administración del cambio. Es el medio por el que daremos a conocer cada aspecto de la transición con el objetivo de hacerla lo más transparente posible.
Dentro de la ejecución del cambio la capacitación es otro de los momentos a considerar. Es importante diseñar un Plan de Capacitación que contemple lo siguiente:
- El público que requiere capacitación.
- Valorar las necesidades de capacitación, evaluando las habilidades y competencias.
- Desarrollar el plan de entrenamiento, que permita habilitar al equipo para vivir la transición y capacitarlos para desarrollarse después de la transición.
Es posible que las personas no posean todos los conocimientos o competencias que se requieren para desempeñarse de acuerdo a las acciones esperadas con el cambio; sin embargo, estas nuevas habilidades y conocimientos se pueden desarrollar a través de la capacitación.
En la etapa de definición de estructura es importante validar si la estructura con la que se cuenta actualmente es suficiente y adecuada de acuerdo al objetivo del cambio, o si será necesario hacer alguna modificación. Para lograrlo es importante:
- Diseñar la estructura, que asegure que el cambio será exitoso.
- Planear los movimientos de personal, para asegurarnos de contar con las personas correctas en el lugar correcto.
- Comunicar la nueva estructura, a través de un plan de comunicación que acompañe el proceso.
Cuando nos disponemos a analizar si la estrategia de cambio requiere de un rediseño de estructura, es importante preguntarnos : ¿La estructura actual está preparada para este cambio?
Reforzar el cambio
Ya que hemos implementado el cambio es primordial reforzarlo de manera continua, de no ser así la organización volverá a su estado anterior. Lo que significa que todo el trabajo de implementación habrá sido en vano. Esta última fase se compone de dos etapas: el manejo de resistencias y la medición del progreso.
En la etapa del manejo de resistencias es importante centrarnos en dos acciones:
- Anticipar la resistencia: necesitamos definir un plan que nos ayude a prepararnos ante las posibles resistencias, identificar focos y así poder mitigarlos antes que aparezcan.
- Manejar la resistencia: dentro de un proceso de cambio la resistencia siempre va a existir, por lo cual es importante tener un plan que permita monitorear en el día a día como están viviendo las personas el cambio, identificar las resistencias y poner en marcha un plan que permita mitigarlas.
La necesidad de transformar algo dentro de la organización debe rebasar la resistencia de los colaboradores.
Finalmente, es clave dentro de un proceso de cambio la medición el progreso y para lograrlo debemos:
- Monitorear el progreso, asegurando que la implementación se apega a los planteamientos iniciales.
- Implementar acciones correctivas: la clave es identificar las diferencias entre el desempeño deseado y el real. Es por eso que además de evaluar el proceso es necesario aplicar acciones correctivas que nos permitan llegar al estado de cambio trazado.
En TalentLab® sabemos que las transformaciones organizacionales suponen mucho esfuerzo y compromiso por parte de todos los niveles de la organización. Es por eso que elaboramos modelos que hagan más ordenada y llevadera la administración del cambio. ¡Acércate a nosotros, tenemos una solución especialmente para ti!
